W Gminnym Zespole Szkół – Gimnazjum nr 1 w Ozimku prowadzony jest bezdziennikowy system kancelaryjny, oparty na jednolitym rzeczowym wykazie akt i następujące rejestry i ewidencje:
1. Księga ewidencji dzieci.
2. Księga uczniów.
3. Księga absolwentów.
4. Rejestr wydanych legitymacji szkolnych.
5. Akta osobowe.
6. Księga zastępstw.
7. Księga protokołów i uchwał RP
8. Rejestr przesyłek wychodzących w tym znaczków i przesyłek poleconych.
9. Księga inwentarzowa.
10. Księgi arkuszy ocen.
11. Książka kontroli.

• W składnicy akt przechowywana jest wszelka dokumentacja spraw zakończonych w trybie i na warunkach określonych w instrukcji archiwalnej.

     Informacje zawarte w prowadzonych w Gminnym Zespole Szkół – Gimnazjum nr 1 w Ozimku rejestrach, ewidencjach i innych dokumentach udostępniane są na pisemny lub ustny wniosek w godzinach pracy placówki. Dane mogą być udostępniane na zasadach określonych w ustawie z dnia 6 września 2001r. o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. Nr 112, poz. 1198 z późn. zm.) z ograniczeniami ze względu na prywatność osoby fizycznej – ustawa z dnia 29 sierpnia 1997r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002r. Nr 101, poz. 926 z późn. zm.) lub innych ustaw, w tym między innymi:
1) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. – Ordynacja podatkowa ( Dz. U. z 2005r. Nr 8, poz. 60)- Dział VII – tajemnica skarbowa,
2) ustawy z dnia 10 kwietnia 1974r. o ewidencji ludności i dowodach osobistych (Dz. U. z 2006r. Nr 139, poz. 993 z póżn. zm.),
3) ustawy z dnia 22 stycznia 1999r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U z 2005r. Nr 196, poz. 1631 z późn. zm.).

     Dokumenty wytwarzane w Gminnym Zespole Szkół – Gimnazjum nr 1 w Ozimku przechowywane są w kancelarii na terenie placówki zgodnie z zasadami określonymi w zarządzeniu Nr 15/2012 Dyrektora Gminnego Zespołu Szkół z dnia 07 maja 2012 roku w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania składnicy akt w Gminnym Zespole Szkół – Gimnazjum nr 1 w Ozimku.